Tijdens bezoeken aan klanten en prospects horen we vaker vragen en opmerkingen m.b.t. ISO – en VCA certificering. Hieronder volgen een aantal van deze vragen en onze antwoorden hierop.
1. Het opzetten van een ISO-9000 en/of een VCA systeem is tijdrovend voor mijzelf en mijn medewerkers.
De tijd die u en uw medewerkers moeten investeren in de opzet van het kwaliteits- en/of veiligheidsmanagementsysteem is beperkt. Bureau KISOO benadert betrokken medewerkers en leidinggevenden bij gesprekken over specifieke onderwerpen. KISOO verwerkt deze informatie in procesbeschrijvingen, procedures, checklijsten e.d. Vervolgens worden deze documenten met de betrokkenen besproken en beoordeeld op volledigheid en effectiviteit. Eventueel worden aanpassingen verwerkt door KISOO. Implementatie is in principe de taak van de directie en leidinggevenden, maar ook daar kunnen met KISOO afspraken over worden gemaakt. Terug naar boven
2. Het opzetten van een ISO-9000 en/of een VCA systeem vereist specifieke kennis van zaken. Hoe weet je of je het goed doet?
De kennis met betrekking tot de systeem-eisen is aanwezig bij bureau KISOO. Als bepaalde processen niet volledig zijn of ontbreken zal KISOO dit aangeven. Samen zal dan gezocht worden naar een efficiente en effectieve invulling van het betreffende normelement waarbij gebruik kan worden gemaakt van diverse mogelijkheden en voorbeelden die KISOO aandraagt. Terug naar boven
3. Ik vrees dat we onze werkwijze volledig of gedeeltelijk moeten aanpassen om te voldoen aan de eisen van een ISO-9000 of een VCA systeem?
Centraal in de aanpak van bureau KISOO staat uw organisatie. Het zijn uw interne processen en werkmethodes die in kaart worden gebracht. Zeker bij een ISO-9000 systeem gaat het erom dat u uw processen beheerst. Processen hoeven dus niet veranderd te worden maar moeten wel duidelijk zijn en gestructureerd plaatsvinden. Hier en daar zullen wel aanvullende processen moeten worden gedefinieerd. Dit zijn met name processen die u helpen inzicht te geven in de doeltreffendheid en effectiviteit van uw organisatie. Een voorbeeld hiervan is een Intern auditproces. Bij VCA is dit iets anders. De Veiligheids Checklijst voor Aannemers bestaat uit MUST vragen. Hier moet u aan voldoen om een VCA certificaat te behalen. Dit betekent dat bepaalde veiligheidsaspecten moeten worden meegenomen in uw interne processen. Bureau KISOO ziet erop toe dat u niet volledig anders moet gaan werken maar dat aanvullende eisen worden geintegreerd in uw interne processen en werkmethodes. Terug naar boven
4. Het opzetten van een ISO-9000 of een VCA systeem is kostbaar.
Tja, ontkennen kunnen we dit niet. Advies kost geld, certificering kost geld en het voldoen aan bepaalde normelementen/mustvragen kost ook geld. Door te beperken op overheadkosten kan Bureau KISOO echter een uurtarief onder de middenmoot bieden. En voor dit uurtarief heeft u een senior adviseur in uw organisatie die meedenkt én meewerkt met en in uw organisatie. Daarnaast levert een ISO-9000 of een VCA u ook iets op. U krijgt beter inzicht in uw interne processen en kunt u organisatie beter (be)sturen. U heeft de beschikking over diverse managementinstrumenten die u helpen inzicht te krijgen in bedrijfsresultaten, verbetermogelijkheden e.d. Tevens blijkt uit resultaten analyse dat een door medewerkers gedragen systeem leidt tot meer tevreden klanten, minder foutkosten en een prettigere werkomgeving. Terug naar boven
5. Een adviseur in mijn organisatie is bedreigend. Hij/zij gaat zich bemoeien met onze werkwijze, gaat me vertellen wat ik allemaal fout doe, en brengt onrust onder de medewerkers.
Dit is niet de insteek van bureau KISOO. Wij zijn geen adviesbureau op het gebied van reorganisatie. U geeft de kaders aan waarbinnen KISOO opereert. KISOO brengt uw organisatie in kaart en ondersteunt u waar nodig met ideeën en werkwijzen in het verbeteren en optimaliseren van uw organisatie. Maar u geeft aan waar en op welke wijze u dit wilt aanpakken. Terug naar boven
6. ISO-9000 is een bureaucratisch systeem. Het levert veel extra papierwerk en de organisatie wordt minder flexibel.
Voorop staat dat de processen beheerst worden. Daartoe moeten processen in kaart worden gebracht. U moet bijvoorbeeld kunnen aantonen dat bepaalde controles hebben plaatsgevonden. Een registratie is daartoe noodzakelijk. Hoe gedetailleerd dit moet gebeuren hangt af van u en uw organisatie. U kunt beslissen om alleen de kaders aan te geven of om zeer gedetailleerd te werk te gaan. In de praktijk moet blijken dat de gekozen structuur doeltreffend is voor uw organisatie. In organisaties waar nagenoeg alle medewerkers beschikken over toegang tot het digitale netwerk wordt vaak gewerkt met een digitaal handboek dat snel toegankelijk is en makkelijker in onderhoud dan papieren handboeken. Terug naar boven
7. Waar moet je beginnen, hoe bewaak je de voortgang en wanneer weet je of de organisatie klaar is voor certificering?
U geeft aan wanneer u gecertificeerd wilt worden (daarbij wordt meestal uitgegaan van minimaal een half jaar ontwikkeling en implementatie). Bureau KISOO maakt op basis hiervan, werkend volgens een vaste systematiek, een planning waarbij de diverse elementen in kaart worden gebracht, voldoende ruimte is voor implementatie en waarbij activiteiten als een directiebeoordeling, toolboxmeetings en interne audits worden ingepland. Bureau KISOO bewaakt de planning, stuurt bij indien nodig en geeft aan wanneer de organisatie “rijp” is om te certificeren. Bureau KISOO staat ervoor garant dat de organisatie het certificaat behaalt. Terug naar boven
8. Ik moet certificeren voor mijn klanten en/of overkoepelende organisatie. Het is alleen daarom een extra belasting voor mijn organisatie.
Soms wordt certificering door een organisatie gezien als een “moetje”. Het is lastig en niet leuk. Door de aanpak van bureau KISOO wordt rekening gehouden met de specifieke eisen en wensen van de organisatie.
Daarbij doet KISOO haar werk met veel plezier, en dat is te merken. Het blijkt dat klanten het project uiteindelijk als positief ervaren en als
Bureau Kisoo
